Um skjalavörslu
Skjalavarsla
Skjalavarsla felur í sér skipulögð vinnubrögð við daglega meðferð og varðveislu skjala, í hvaða formi sem þau eru. Með skjalavörslu er m.a. átt við að unnið sé eftir fyrirfram ákveðnum aðferðum við skráningu og frágang bréfa og annarra skjala viðkomandi embættis eða stofnunar. Þannig á að vera ljóst hvaða skjalaflokkar verða til og hvaða starfsmenn vinna með skjölin, hvaða skjöl á að varðveita og hverju má henda, að aðgangsheimildir séu skýrar og að auðvelt sé að nálgast skjöl í skjalasafninu þegar á þarf að halda. Fyrstu skrefin við að innleiða skipulögð og fyrirfram ákveðin vinnubrögð geta verið erfið og þá er kannski best að byrja á því að hafa samband við starfsfólk Héraðsskjalasafnsins og þiggja aðstoð.
Hreinsun og grisjun skjalasafna
Hreinsun
Mikið magn skjala safnast upp hjá sveitarfélögum og er mikilvægt að halda magni þeirra innan þeirra marka að allar nauðsynlegar upplýsingar og samhengi haldist en ónauðsynleg gögn og aukaefni sé fjarlægt. Nauðsynlegt er að hreinsa (þ.e. fjarlægja) úr skjalasöfnum eftirfarandi:
- Aukaeintök, þ.e. ekki geyma mörg eintök af sama skjalinu
- Aðsent kynningarefni, auglýsingar og annað sambærilegt sem ekki hefur kallað á afgreiðslu.
- Einkabréf starfsmanna t.d. í tölvupósti. Ef vafi liggur á því hvort bréf er einkabréf eða ekki skal láta sveitarfélagið njóta vafans og varðveita bréfið. Æskilegast er að starfsmenn aðgreini með skýrum hætti tölvupóst sveitarfélags og einkatölvupóst og noti ekki netfang sveitarfélagsins til persónulegra nota.
- Gúmmíteygjur, bréfaklemmur, plastvasa, bréfabindi og annað sambærilegt en allt þetta veldur skaða á skjölum til lengri tíma litið.
Við hreinsun skal fara með gát og gæta þess að áletranir á plastvösum eða bréfbindum kunna að skipta máli og þess verður að gæta að þær upplýsingar og samhengi tapist ekki. Það má gera með merkingu á hlífðarörk sem slegið er utan um skjöl í stað þess sem fjarlægt er.
Grisjun
Með grisjun er átt við förgun skjala úr skjalasöfnum samkvæmt lögum og reglum. Grisjun skjalasafna sveitarfélaga og stofnana þeirra er óheimil án heimildar þjóðskjalavarðar, reglna sem Þjóðskjalasafn setur eða sérákvæða í lögum.
Grisjunarreglur veita framkvæmdastjórum sveitarfélaga og forstöðumönnum stofnana sveitarfélaga, sem ábyrgðarmanna á skjalasöfnum sinna sveitarfélaga eða stofnana sveitarfélaga, heimild til að eyða þeim skjölum sem grisjunarreglurnar kveða á um. Ekki er verið að skylda sveitarfélög að grisja skjöl sín heldur einungis að veita þeim heimild til þess. Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra sveitarfélags, eða forstöðumanns stofnunar sveitarfélags, að grisjun sé framkvæmd eftir lögum og reglum.